Como Gerenciar Custos de Combustível Flutuantes

Juntamente com a manutenção, o combustível constitui uma das maiores categorias de despesas para a maioria das frotas, e quando os preços se tornam tão voláteis como têm sido ao longo do ano passado, pode ser difícil ficar à frente da tendência e manter as despesas sob controlo.

Embora não possas necessariamente controlar as tendências globais de combustível, há algumas coisas que podes fazer para manter os custos de combustível da tua frota dentro do teu orçamento, independentemente do que está a acontecer no mercado.

1. Compra a granel, se possível

Comprar combustível por atacado apresenta um par de grandes benefícios financeiros bem como desvantagens, mas para a frota certa, esta pode ser uma óptima forma de manter os custos de combustível mais alinhados com o que projectas para o teu ano fiscal.

Quando compras por atacado, normalmente estás a comprar um preço mais baixo do que em qualquer estação de venda a retalho, eliminando preocupações de constante flutuação de preços no mercado e variabilidade na bomba, bem como reduzindo o tempo gasto a organizar as receitas das compras de combustível. Também tens um abastecimento facilmente mensurável e previsível mesmo na tua base, o que significa menos tempo de paragem nas paragens de reabastecimento e maior produtividade nas rotas.

A compra por atacado também vem com o trabalho com um terceiro fornecedor. Se escolheres o correcto, serás capaz de racionalizar muitos dos processos financeiros que vêm com o combustível como a orçamentação, facturação e compras, uma vez que sabes exactamente de onde vem, quanto vai custar e com que frequência vais pagar.

O principal problema é que nem sempre é viável para cada frota. Se fores uma frota industrial ou governamental maior com uma carga de trabalho consistente, terás mais facilidade em justificar um abastecimento constante de combustível do que uma frota mais pequena que experimenta um pouco mais de volatilidade na sua carga de trabalho. Mas com o fornecedor certo e um contrato bem negociado, podes fazer com que o combustível por atacado funcione para ti.

2. Encontra formas de optimizar as tuas rotas

Uma das melhores formas de reduzir as despesas de combustível é usar menos por viagem, por isso é vital encontrar rotas para trabalhos que priorizem a eficiência do combustível. Vais querer ter a certeza de que estás a fornecer aos teus condutores rotas que não só são mais rápidas, como também requerem o mínimo de tempo ocioso.

Os dados telemáticos podem ser uma óptima ferramenta para verificar as tuas rotas para ver quanto tempo podes estar a poupar em diferentes rotas. A maioria das frotas deve ter dispositivos telemáticos em cada um dos seus veículos - é um requisito federal - mas a parceria com o fornecedor de telemática certo pode significar a diferença entre poupar ou desperdiçar centenas de galões de combustível por ano.

Certifica-te de que o fornecedor com quem trabalhas oferece um robusto rastreio GPS e monitorização do consumo de combustível para que possas medir a quantidade de combustível que está a ser usada em cada viagem e que rotas são tomadas para chegar aos destinos.

3. Monitoriza comportamentos de condução dispendiosos

Quando começas a contabilizar paragens frequentes, tempo de inactividade, excesso de velocidade e aceleração e travagem rápidas, o comportamento do condutor pode ser tão importante como o consumo de combustível na gestão da eficiência de combustível dos teus veículos. Esta é outra área onde os dados telemáticos podem ser um salva-vidas.

Presta atenção aos comportamentos registados pelos teus dispositivos telemáticos, e podes usar essa informação para melhor educar os teus condutores sobre como completar as rotas de uma forma que poupe combustível e cuide melhor do veículo. Alguns maus hábitos de condução podem ter uma influência tão grande na saúde de um veículo como no teu resultado final.

4. Pensa em mudar para veículos eléctricos a longo prazo

Embora possas encontrar formas de esticar um tanque cheio nas tuas rotas, não há forma de te livrares verdadeiramente da necessidade desse tanque cheio - a menos que os teus veículos não precisem de combustível. Fazer uma mudança gradual para veículos eléctricos pode significar muitos benefícios a longo prazo, como manutenção reduzida ou menor pegada de carbono, mas também apresenta o impacto imediato de pouco ou nenhum gasto de combustível, o que significa um custo mais baixo por milha por veículo.

Os VE percorreram um longo caminho nos últimos anos, com preços mais económicos e melhor desempenho que os tornam uma opção mais realista para as frotas. No entanto, esta é definitivamente uma estratégia de jogo longo, já que não é totalmente viável substituir toda a tua frota por VE durante a noite. Mas se planeares bem os teus horários de substituição de veículos, podes começar a integrar lentamente os VE na tua frota e ver uma redução considerável nos gastos de combustível ao longo do tempo.

5. Acompanha de perto os gastos de combustível

Se te sentires sempre frustrado com o elevado consumo de combustível no final de cada ano fiscal, poderás estar a perder uma oportunidade de vigiar os gastos ao longo de todo o ano. Ter um sistema sólido para capturar dados de combustível e analisar os custos regularmente é a única forma de apanhar potenciais problemas de gastos antes que estes se tornem um problema de orçamento completo.

A chave é certificares-te de que tens sempre um polegar no pulso da tua operação, e não apenas quando é altura de olhar para o orçamento ou para os impostos dos ficheiros. Um rastreio consistente permite-te rapidamente estancar qualquer hemorragia financeira que possa estar a acontecer debaixo da superfície, seja por problemas com a eficiência do combustível de um veículo ou por um potencial roubo de combustível.

6. Utiliza cartões de combustível

Por falar em roubo de combustível, uma das formas mais simples de reduzir ou prevenir potenciais abusos é instituir cartões de combustível para a tua frota, se ainda não o fizeste. Os cartões de combustível funcionam como qualquer outro cartão de visita, permitindo-te rastrear, categorizar e optimizar gastos especificamente em combustível, especialmente se te integrares com o software de gestão de frotas.

Podes também encontrar um cartão que oferece benefícios específicos que podem ajudar a tua frota, tais como descontos em fornecedores aprovados. Certifica-te de que fazes um pouco de pesquisa antes de fazeres tudo com um cartão e medes os prós e contras de cada fornecedor da mesma forma que farias com qualquer outro cartão de crédito.

7. Cuida dos teus veículos

Isto pode parecer uma solução mais simples e menos prescritiva, mas uma das melhores maneiras de manter todos os teus custos baixos é assegurar que os teus veículos são bem tratados e mantidos. Veículos com mau funcionamento podem rapidamente transformar-se em guzzlers de gás, e quando estiveres a pagar reparações numa avaria, provavelmente também já afundaste demasiado dinheiro em combustível.

Certifica-te de que cada um dos teus veículos está num calendário de manutenção preventiva recomendado pelo fabricante, para que estejam a ser reparados proactivamente, e encoraja inspecções minuciosas e regulares dos teus condutores para que possas apanhar quaisquer potenciais problemas antes que se tornem reparações dispendiosas. A saúde geral de um veículo é um enorme contributo para a sua eficiência de combustível, e mesmo algo tão simples como um pneu mal inflado pode custar-te na bomba.