7 Maneiras de Reduzir os Custos da Frota

Análise de Custos

Escusado será dizer que se não estiveres a seguir os custos da tua frota tão de perto como deves, os números do teu orçamento vão rapidamente ultrapassar os limites pretendidos. Se estás a ter dificuldades em manter o teu orçamento controlado, há uma métrica em que deves concentrar-te mais do que qualquer outra: o custo total de propriedade (TCO).

Ao calculares o TCO para cada um dos teus bens, podes obter uma medida precisa de todo o custo de operação da tua frota e identificar quais os bens que são encargos de custo. Sem compreenderes esse número, não serás capaz de determinar qual é o teu set point para a tua frota tal como está, o que faz com que seja quase impossível arranjar estratégias para realmente reduzir os teus gastos.

Para determinar o teu TCO, vais querer isolar todos os teus custos fixos (licenças e licenças, impostos, empréstimos e arrendamentos, depreciação), bem como começar a seguir os teus custos variáveis (combustível, manutenção, peças, portagens, etc.). Observar esses custos variáveis pode ser tão simples como usar os rastreadores da folha de cálculo para registar coisas como manutenção e quilometragem, ou podes deixar um software de gestão de frotas fazer o cálculo por ti.

Assim que tiveres o TCO da tua frota calculado, continua a segui-lo ao longo do tempo à medida que instituis alterações em toda a tua frota para veres o que está realmente a funcionar para baixar esse número. Pequenas mudanças realmente somam-se, por isso coisas como mudar rotas que baixam os teus custos de combustível ou novos processos de inventário de peças que baixam os teus custos de manutenção podem significar um impacto positivo no TCO num período de tempo relativamente curto.

Paga Menos

Embora isto possa parecer óbvio, as frotas podem não estar a optimizar os processos de compra para pagar menos dinheiro pelos seus bens e serviços inicialmente. Se ainda não os estás a seguir, as frotas de prática podem usar para reduzir os custos iniciais da frota:

• Utilização de acordos de compra cooperativos para reduzir o esforço administrativo e seleccionar melhores negócios
• Estabelecimento de contratos plurianuais
• Negociar com vendedores
• Desenvolver garantias de preço de compra

Substituição e Eliminação da Frota

À medida que os veículos envelhecem, os custos associados aumentam. A substituição periódica dos veículos da tua frota pode ajudar a reduzir os custos gerais, incluindo tempo de paragem, manutenção e reparações, combustível e gestão de riscos de segurança.

Desenvolver um plano de substituição de veículos eficaz é um investimento de tempo, mas pode proporcionar poupanças a longo prazo para a tua frota. Envolve criar um inventário detalhado da tua frota, estabelecer parâmetros para quando substituir veículos e estimar os custos associados.

Quando chegar a altura de te livrares de veículos mais ultrapassados, quanto mais dinheiro conseguires por um veículo da frota que estás a vender, melhor. As melhores práticas para aumentar a velocidade dos veículos incluem:

• Vende o mais rápido possível uma vez que o valor dos veículos pode depreciar-se em $6 por dia
• Aumenta a tua base de potenciais compradores através de ferramentas como leilões online
• Prepara veículos para venda através de limpeza, fornecendo manuais e registos de serviço

Rightsize a tua frota

A atribuição de direitos de frota anda de mãos dadas com uma estratégia de substituição de veículos e permite-te limpar o inventário da tua frota de veículos altamente especializados ou subutilizados. Estes veículos provavelmente não são cruciais para as operações da frota e a sua eliminação pode reduzir os custos de manutenção, combustível e administração.

O processo de rightsizing envolve os seguintes passos:

1. Identificar as principais classificações de veículos da frota
2. Calcula a utilização média anual por classe e identifica veículos com taxas de utilização nos 50 por cento inferiores
3. Aponta as circunstâncias especiais de utilização do veículo
4. Determina a criticidade do veículo
5. Pesquisar utilizadores para encontrar a média de viagens por dia, número de pessoas transportadas, uso típico, resultado se o veículo não estiver disponível
6. Elimina os veículos não críticos

Centraliza o Software da Frota

Muitas frotas que abraçaram soluções de software podem, por vezes, experimentar um inchaço tecnológico, onde demasiados programas estão a gerir facetas únicas das suas operações. Quando a gestão de frotas está consolidada no menor número possível de plataformas, pode proporcionar eficiências e poupanças de custos que os departamentos individuais não conseguem realizar, assim como proporcionar uma visão mais concisa dos diferentes centros de custos da tua frota que esses programas estão a seguir.

A consolidação da gestão de frotas proporciona:

• Maiores economias de escala
• Aumento da eficiência através de menos redundâncias
• Maior flexibilidade através de recursos partilhados como ferramentas, técnicos, etc.
• Padronização de processos e resultados
• Perspectiva mais holística da frota

Pensa em procurar um software de gestão de frota mais abrangente para maximizar a eficiência no teu processo de registo, bem como poupar dinheiro em acordos de software e outras áreas da tua frota que acompanhes através desse software.

Simplificar a Manutenção Terceirizada

A manutenção subcontratada pode poupar dinheiro às frotas, mas os custos também podem ficar fora de controlo quando os fornecedores de manutenção não são geridos eficazmente.

De forma a optimizar os custos com os teus fornecedores de manutenção:

• Requer autorização para todas as tarefas de reparação ou tarefas a um determinado limiar
• Estabelecer e programar tarefas específicas de manutenção preventiva
• Desenvolve padrões de desempenho incluindo tempo e qualidade
• Conduzir verificações de qualidade
• Revê as facturas para ver se estão correctas

Pensa também em encontrar novas formas de rastrear o trabalho que está a ser feito com os teus vendedores externos. Algumas plataformas de gestão de frotas, como a Idoneo Fleet, permitem-te integrar com certos fornecedores terceiros para que possas seguir e aprovar ordens de trabalho e facturas na mesma plataforma em que processas outros itens do orçamento da frota, dando-te mais visibilidade sobre o que está a ser feito aos teus bens na loja e quanto te vai custar.

Gerir Garantias

Muitas vezes, a gestão da garantia é uma oportunidade perdida para as frotas. É importante acompanhar as garantias para que possas evitar pagar por partes ou serviços que já estão cobertos - caso contrário, poderás estar a deixar dinheiro na mesa.

Se é difícil manter-te organizado, uma forma de te manteres actualizado com toda esta informação é armazená-la no teu software de manutenção de frotas.