6 KPIs de Gestão de Frotas que Deves Ser o Alvo

O rastreio dos indicadores-chave de desempenho (KPI) da gestão da frota ajuda a medir a eficiência em toda a tua frota. Definir indicadores de gestão de frotas e medir os KPIs é a melhor forma de aumentar a produtividade da frota e controlar os custos.

O que são KPIs de Gestão de Frotas?

Os KPIs de Gestão de Frotas são uma medida de desempenho que demonstra a eficácia da tua estratégia de gestão de frotas. Um KPI de gestão de frotas é como uma bússola que te guia para decisões de sucesso para melhorar a tua frota.

Os KPIs de gestão de frotas mais comuns são:

• Aumentar a eficiência
• Aumentar a produtividade
• Controlar os custos

Estes três objectivos podem ser usados como referência para desenvolver os KPIs de gestão de frotas da tua organização. Primeiro, considera que área(s) da tua frota precisa(m) de ser melhorada(s).

Talvez queiras limitar o tempo de inactividade ou cortar nas despesas de reparação. Estes objectivos podem ser uma linha de base para definir os teus KPI. Usando dados históricos, podes então definir os parâmetros de referência da tua frota para o alvo.

Enquanto que definir KPIs de gestão de frotas é uma coisa, cumpri-los é outra. Para atingir os objectivos dos KPI de gestão de frotas, tens de comunicar eficazmente estratégias com a tua equipa e ter acesso abrangente aos dados da frota em tempo real.

Isto pode ser um desafio para as frotas que não têm uma forma de se manterem ligadas à sua equipa e de acompanharem todos os aspectos da sua frota. Para atingir os KPIs e obter uma visão completa e precisa do desempenho da frota, muitos gestores de frotas estão a virar-se para soluções de software.

Alavancar o software da frota permite-te colaborar de forma perfeita com a tua equipa e monitorizar as métricas da frota em tempo real. Ao teres a máxima visibilidade dos teus bens, podes acompanhar claramente os KPIs de gestão de frotas e configurar a tua frota para o sucesso.

Aqui estão seis KPIs de gestão de frotas que deves estar a seguir.

1. Controlo de Custos e Adesão ao Orçamento

Não podes melhorar o que não consegues medir. A maioria dos gestores de frotas tem como objectivo controlar as despesas e maximizar a rentabilidade. Infelizmente, muitos gestores de frotas não têm uma forma de rastrear as despesas com precisão.

Porque há tantos custos associados às frotas, calcular manualmente as despesas é uma batalha difícil. Não só é difícil assegurar a precisão, como, quando reconciliares o teu orçamento, já terás ficado para trás.

O software de gestão de frotas permite-te seguir as despesas em tempo real. Ao gerires a tua frota com o software, podes ver as despesas a nível de item e calcular automaticamente o teu verdadeiro custo total de propriedade (TCO).

Monitorizar os custos com relatórios de frota configuráveis permite-te confirmar as tendências da tua frota e tomar as medidas necessárias para as melhorar.

Ao configurar os KPIs de gestão de frotas para a gestão de despesas, podes criar metas amplas, tais como cortar as despesas da frota em 10%, ou seguir padrões de referência específicos, como por exemplo:

• Custo total por milha
• Custos de peças e mão-de-obra
• Despesas de combustível
• Impostos e registo
• Substituição óptima do veículo

2. Gestão de Manutenção e Prevenção de Paragens

O desenvolvimento de KPIs de gestão de frotas para manutenção ajuda a assegurar que os teus veículos são rapidamente reparados para manter a tua frota produtiva. Dar prioridade à produtividade da manutenção reduz o tempo de inactividade e maximiza a eficiência.

Ao determinar os parâmetros de manutenção para uma frota produtiva, considera primeiro medir a taxa de rotação de reparações. Monitorizar a eficiência dos teus técnicos garante que os teus veículos entram e saem da oficina rapidamente e evita tempos de paragem.

Também deves seguir os problemas por veículo. Existem certos veículos que sofrem frequentes fugas de óleo ou outros problemas? Um rastreio completo da saúde dos veículos permite-te detectar problemas e tendências recorrentes nos teus veículos.

Para evitar problemas recorrentes, os gestores de frota devem adoptar uma abordagem proactiva à manutenção da frota. Aderir a um calendário de manutenção preventiva ajuda a identificar e reparar problemas antes que estes se agravem e causem paragens.

Para te manteres a par dos horários de manutenção preventiva, considera definir um KPI de gestão de frotas para medir o quão bem estás a seguir os horários de serviço. Este deve ser um alvo fácil de atingir se tiveres configurado lembretes automáticos de serviço!

3. Alvos Óptimos de Substituição de Veículos

Já discutimos tanto as despesas como a gestão da manutenção. Estes dois aspectos do teu plano de gestão de frota podem ajudar-te a tomar uma das decisões mais desafiantes para a tua frota: substituição de veículos.

Determinar o melhor momento para a substituição de veículos é complexo. Queres tirar o máximo partido dos teus bens, mas chega um ponto de diminuição dos retornos com cada veículo. A certa altura, as despesas de manutenção superam o custo de um veículo novo.

Alavancar o software para monitorizar a saúde e as despesas do veículo pode ajudar a identificar janelas de substituição óptimas.

Com esta análise, podes centrar os KPIs de gestão da tua frota para almejar o prolongamento da vida útil dos bens em X por cento e criar um alvo para substituir veículos em tempos óptimos para evitar gastar mais dinheiro a longo prazo.

4. Custos de Combustível

O combustível mantém a tua frota a funcionar - literalmente. O combustível é um dos maiores custos contínuos das frotas, e embora inevitável, os custos de combustível podem ser geridos. A monitorização do consumo e despesas de combustível num software centralizado permite-te desenvolver estratégias de melhoria.

Ao definir os KPIs de gestão de frotas em torno do combustível, os gestores de frotas devem visar a eficiência do combustível. Isto envolve tanto a monitorização das tendências de consumo de combustível, como a melhoria das rotas e do comportamento dos condutores.

O acompanhamento do consumo de combustível é demorado se estiveres a tentar acompanhar os recibos em papel e a introdução manual de dados. Ter os condutores a introduzir entradas de combustível num sistema de gestão de combustível poupa tempo e permite-te ver os custos de combustível em tempo real.

Os gestores de frotas também podem atingir os KPIs da sua frota alvo, optimizando as rotas. Será que alguns veículos percorrem distâncias maiores do que outros? Equilibrar a utilização de bens e racionalizar rotas pode melhorar o desempenho e a eficiência do combustível em toda a tua frota e até ajudar-te a poupar nos gastos de combustível.

5. Conformidade e Inspecções

Para manter a conformidade da frota, as frotas comerciais devem completar diariamente os Relatórios de Inspecção de Veículos do Condutor (DVIR). Manter um registo dos DVIRs completados é crítico para passar uma auditoria DOT ou uma verificação de estrada.

Enquanto os formulários de inspecção em papel são desorganizados e ineficientes, os condutores podem agora completar DVIRs electrónicos (eDVIR) com um aplicativo de inspecção de veículos. Os condutores podem carregar os resultados da inspecção em tempo real para informar os gestores dos problemas do veículo e manter um registo completo dos eDVIRs para provar a conformidade.

Criar um KPI de gestão de frota para visar inspecções completas é uma das melhores formas de manter a conformidade. A monitorização das taxas de conclusão no software de gestão de frotas assegura que os teus condutores se mantêm a par do cumprimento e mantém-te informado sobre quaisquer veículos que necessitem de manutenção.

6. Segurança e Comportamento do Motorista

A segurança é a prioridade máxima de um gestor de frota, e tal como os custos e a manutenção, a segurança pode ser medida. A definição de KPIs de gestão de frotas em torno da segurança e do comportamento do condutor permite-te garantir que os teus veículos, os teus condutores e o público em geral estão seguros nas estradas.

Pensa em criar KPIs de gestão de frotas para o número de incidentes em cada trimestre. Embora este número deva ser o mais próximo possível de zero, por vezes os acidentes são inevitáveis (mas esperemos que nunca seja culpa do teu condutor).

Os gestores de frotas também podem monitorizar o comportamento dos condutores com ferramentas telemáticas da frota para identificar travagens bruscas e excesso de velocidade. Um gestor de frota de uma frota de camiões e logística pode até ligar o seu software de gestão de frota de camiões aos seus dispositivos electrónicos de registo (ELD) para identificar práticas de condução inseguras, independentemente da localização dos seus condutores.

Treinar os condutores regularmente sobre hábitos de condução segura e criar procedimentos de segurança pode garantir que a tua equipa está a levar a segurança a sério. Isto não só diminui a responsabilidade, como também pode ajudar a evitar multas e violações.